Twoja ścieżka do Canva
24 maja, 2026 2026-05-25 13:48Twoja ścieżka do Canva
Twoja ścieżka do Canva Enterprise — od pierwszego pytania do działającego wdrożenia
Zakup Canva Enterprise przez instytucję publiczną różni się od zakupu subskrypcji przez firmę prywatną. Wymaga przejścia przez wewnętrzne procedury zakupowe, często postępowania przetargowego, akceptacji działu IT i administratora danych osobowych. Przeprowadziliśmy ten proces wielokrotnie — poniżej dokładnie opisujemy każdy etap, z realnym szacunkiem czasu i listą dokumentów, które warto przygotować.
Etapy procesu — od konsultacji do pełnego wdrożenia
- Etap 1 — Analiza potrzeb i audyt wstępny (bezpłatnie, 1–2 spotkania) — określamy liczbę i profile użytkowników (administratorzy, koordynatorzy, użytkownicy końcowi), istniejącą infrastrukturę IT (AD/LDAP, dostawca tożsamości, Microsoft 365 lub Google Workspace), zakres wdrożenia (jeden wydział, cała instytucja, sieć jednostek podległych) oraz oczekiwany harmonogram; wynikiem jest dokument wstępny gotowy do przedstawienia kierownictwu lub komitetowi ds. cyfryzacji
- Etap 2 — Wycena i propozycja wdrożeniowa (2–5 dni roboczych) — oferta zawiera: liczbę licencji Enterprise z uzasadnieniem, harmonogram podzielony na etapy, zakres szkoleń i dokumentacji, całkowity koszt netto i brutto, warunki wsparcia po wdrożeniu; format dostosowany do wymogów wewnętrznej procedury zakupowej instytucji
- Etap 3 — Przygotowanie dokumentacji przetargowej (jeśli wymagana) — opracowujemy Opis Przedmiotu Zamówienia gotowy do włączenia w SWZ lub SIWZ; dostarczamy karty produktowe, certyfikaty bezpieczeństwa, deklaracje zgodności z RODO i kartę oceny zgodności dla instytucji podlegających pod KRI; weryfikujemy kryteria oceny ofert pod kątem eliminacji ryzyka unieważnienia postępowania
- Etap 4 — Akceptacja IT i bezpieczeństwo (równolegle z etapem 3) — przygotowujemy dokumentację dla działu IT: wymagania sieciowe (whitelist domen Canvy), specyfikację SSO (SAML 2.0 lub OIDC), konfigurację SCIM dla automatycznego zarządzania kontami, politykę retencji danych i lokalizację przetwarzania (data centers Canvy w UE); uczestniczymy w spotkaniach z działem IT i IODO
- Etap 5 — Podpisanie umowy i aktywacja (24 godziny od podpisania) — umowa licencyjna w polskiej wersji językowej z możliwością negocjacji klauzul dotyczących przetwarzania danych i odpowiedzialności; aktywacja domeny organizacyjnej i kont administratorów Enterprise w ciągu doby od podpisania
- Etap 6 — Wdrożenie właściwe — konfiguracja SSO i SCIM, przygotowanie Brand Kitu, migracja istniejących zasobów, szkolenia dedykowane dla poszczególnych grup użytkowników; szczegóły w zakładce Wdrożenia
- Etap 7 — Monitoring adopcji i wsparcie długoterminowe — raport adopcji po 30 i 90 dniach: liczba aktywnych użytkowników, typy tworzonych materiałów, wskaźnik wykorzystania szablonów; cykliczne przeglądy konfiguracji, aktualizacja dokumentacji przy zmianie administratora konta
Co warto przygotować przed pierwszą rozmową
- Przybliżona liczba pracowników, którzy będą tworzyć materiały komunikacyjne — nie musi być dokładna, wystarczy rząd wielkości
- Informacja o używanym systemie zarządzania tożsamością: Active Directory, Microsoft Entra ID (dawniej Azure AD), Google Workspace lub inny dostawca SSO
- Planowany termin wdrożenia lub data, do której licencje muszą być aktywne — pozwala oszacować, czy konieczne jest postępowanie przetargowe i czy harmonogram jest realny
- Informacja o tym, czy instytucja podlega ustawie Prawo zamówień publicznych i jaki próg kwotowy obowiązuje dla zamówień na oprogramowanie
- Opcjonalnie: dotychczas używane narzędzia do tworzenia materiałów (PowerPoint, Correl, Canva Pro, Adobe) — pomaga ocenić zakres potrzebnych migracji i szkoleń
