Wdrożenia
24 maja, 2026 2026-05-25 13:48Wdrożenia
Wdrożenie Canva Enterprise w instytucji publicznej – kompleksowo, bezpiecznie, bez chaosu
Instytucje publiczne działają inaczej niż firmy prywatne. Decyzje o narzędziach przechodzą przez wiele szczebli, zamówienia publiczne mają swoje procedury, a wdrożenie nowego systemu musi być zgodne z polityką bezpieczeństwa, regulaminem IT i nierzadko wymogami RODO. Wiemy o tym, bo przeprowadziliśmy już wdrożenia Canva Enterprise w urzędach, agencjach rządowych, instytutach badawczych i domach kultury — i każde z nich miało swoją specyfikę.
Nie sprzedajemy licencji i nie zostawiamy Cię z instrukcją obsługi. Wdrożenie Canva Enterprise w Twojej instytucji to projekt, który prowadzimy razem od pierwszego spotkania do momentu, gdy Twój zespół pracuje samodzielnie i sprawnie.
Dlaczego wdrożenie w instytucji publicznej wymaga osobnego podejścia
Urząd marszałkowski ma dziesiątki wydziałów tworzących materiały komunikacyjne niezależnie od siebie — każdy z własnym pomysłem na logo, czcionkę i układ. Dom kultury zatrudnia instruktorów, którzy projektują plakaty na zajęcia w Paincie lub Wordzie, bo nikt nigdy nie dał im czegoś lepszego. Agencja rządowa potrzebuje spójnych materiałów w kilku językach, tworzonych przez pracowników w różnych miastach.
To nie są problemy, które rozwiązuje zakup licencji. To są problemy, które rozwiązuje przemyślane wdrożenie — takie, które zaczyna się od zrozumienia struktury organizacji, a nie od wysyłki linku aktywacyjnego.
- Wielooddziałowość – instytucje z oddziałami terenowymi lub delegaturami wymagają struktury konta z wyraźnymi granicami między jednostkami, wspólnym brand bookiem i oddzielnymi bibliotekami dla każdej lokalizacji; konfigurujemy tę strukturę zanim pierwszy użytkownik się zaloguje
- Procedury zakupowe i zamówienia publiczne – pomagamy przygotować dokumentację do postępowania, dostarczamy specyfikację techniczną i parametry licencji zgodne z wymaganiami SIWZ; mamy doświadczenie w przetargach na oprogramowanie do komunikacji wizualnej
- Zgodność z polityką bezpieczeństwa IT – Canva Enterprise spełnia wymogi SOC 2 Type II, ISO 27001 i RODO; przygotowujemy dokumentację dla działu IT i administratora danych osobowych
- Single Sign-On (SSO) – integracja z Active Directory, Microsoft Entra ID lub innym dostawcą tożsamości; użytkownicy logują się jednym kontem służbowym, bez osobnych haseł
- Zarządzanie setkami użytkowników – automatyczne tworzenie kont na podstawie grup w LDAP/AD, automatyczna dezaktywacja przy odejściu pracownika, role i uprawnienia zarządzane centralnie przez dział IT
Jak przebiega wdrożenie — etap po etapie
- Etap 1 — Audyt i projektowanie struktury (1–2 tygodnie) – spotkanie z kluczowymi interesariuszami: dział komunikacji, IT, kadra kierownicza; mapujemy scenariusze użycia, projektujemy hierarchię konta; wynikiem jest dokument wdrożeniowy zatwierdzany przed startem
- Etap 2 — Konfiguracja techniczna (1–3 dni robocze) – konfiguracja domeny organizacji, SSO i SCIM, polityk bezpieczeństwa i integracji z używanymi narzędziami
- Etap 3 — Przygotowanie Brand Kitu (3–5 dni roboczych) – wgrywamy logo we wszystkich formatach, definiujemy palety kolorów, konfigurujemy typografię, przygotowujemy zestaw startowych szablonów: prezentacja, plakat, roll-up, post, infografika
- Etap 4 — Migracja istniejących zasobów – przenosimy pliki z dysków sieciowych, SharePointa lub poprzednich narzędzi; porządkujemy bibliotekę i usuwamy zduplikowane materiały
- Etap 5 — Szkolenia i onboarding użytkowników – dedykowane sesje dla administratorów, koordynatorów komunikacji i użytkowników końcowych; online lub stacjonarnie na terenie instytucji
- Etap 6 — Miękki start i monitoring adopcji (4 tygodnie) – monitorujemy aktywność, odpowiadamy na pytania, reagujemy na problemy; raport adopcji po 30 dniach z rekomendacjami dalszych kroków
Instytucje, z którymi pracowaliśmy — scenariusze wdrożeń
- Urząd marszałkowski – wdrożenie dla 12 wydziałów i 3 jednostek podległych; wspólny Brand Kit, osobne biblioteki szablonów dla wydziałów; SSO przez Active Directory; 180 użytkowników aktywnych od pierwszego miesiąca
- Agencja rządowa – centralizacja komunikacji wizualnej rozproszonych biur regionalnych; ujednolicenie materiałów kampanii społecznych; integracja z Microsoft Teams umożliwiająca zatwierdzanie materiałów bez wychodzenia z ekosystemu Microsoft 365
- Sieć domów kultury – wdrożenie dla 14 placówek; własne szablony eventowe zachowujące spójność sieci; pracownicy bez doświadczenia graficznego tworzą plakaty i posty samodzielnie w 15 minut
- Instytut badawczy – biblioteka szablonów dla komunikacji naukowej: poster konferencyjny A0, one-pager wyników badań, infografika do social media, raport końcowy grantu
- Urząd pracy – materiały dla beneficjentów: ulotki o ofertach pracy, materiały o szkoleniach, bannery na stronę; szablony dostępne dla pośredników bez angażowania specjalisty ds. grafiki
Co dostajesz w ramach wdrożenia — bez dopłat, bez niespodzianek
- Dedykowany opiekun wdrożenia przez cały czas trwania projektu — jedna osoba, jeden kontakt, pełna odpowiedzialność
- Dokumentacja powdrożeniowa: instrukcja administratora, instrukcja użytkownika, opis konfiguracji technicznej
- Biblioteka startowa: minimum 10 gotowych szablonów dostosowanych do potrzeb Twojej instytucji
- Dostęp do nagrań szkoleń dla nowych pracowników, którzy dołączą po wdrożeniu
- Raport adopcji po 30 i 90 dniach z konkretnymi rekomendacjami
